智慧机关围绕机关事务管理工作人员少、任务重、管理保障服务范围面广量大的问题现状，巧用信息化手段，建立人机交互平台，实现业务数据化，数据共享化，管理智能化。
一是立体安防，通过对信息化技术的应用，使门禁、梯控、访客管理、车辆管理、通道闸机、电子巡更、视频监控等互联互通，自动形成行为轨迹分析，变被动防御为主动防御。二是智慧食堂，可以延续我们日常在线充值、点餐、预约、评价等方面的生活习惯减少排队时间，还能形成资金沉淀及膳食分析。三是高效办公实现无纸化智能办公，还可以智能分析公务员的工作能力考勤情况、物品消耗结余利率情况、系统异常人员异常情况、会议签到会议预约及自助文印情况，并自动生成统计报表，让管理人员直观看到经济运行情况、社会管理情况等，提高办公效率的降低办公成本，响应国家绿色环保办公号召。
除以上功能外还有班车管理、住宿管理、水电自助缴费、自助充电瓶车等智慧子系统。智慧机关借助新开普物联网技术实现管理智能化，各系统形成了一个完整不可分割的整体。一是平台联动化，政府一卡通内各应用系统之间深度联动，同步更新，当出现异常通行行为时，智能联动监控设备自动抓拍、摄像。二是指标体系化，各应用系统的重要指标实时自动更新，在事业单位管理系统后台可以直观的看到管理、运行情况，如数据的动态更新、大数据监控、节能降耗情况、财务指标综合评定等。三是管理智慧化，基于各应用系统的深度联动和指标体系的实时更新，为智能化管理提供决策依据。
行政机关一卡通采用的是B/S和C/S构架，实现中心数据库和应用层的隔离，屏蔽用户直接对数据库进行操作，保证数据的安全，支持多数据库，后台数据库的变化与前台的操作无关。且系统软、硬件均采用模块化结构设计，充分考虑事业单位具体需求的变化，其系统扩充和升级的方便性和灵活性，提供标准、通用的信息接口，并能与原有各部门的管理系统相兼容，如综合服务（与物业综合收费平台对接）、人事管理系统、财务管理系统等。
智慧机关是推动我国国民经济信息化的关键，是实现机关内部各级部门之间以及机关内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的重要手段，具有转变政府职能，改进管理方式，推行电子政务，提高行政效率，降低行政成本的战略意义。
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