1、文字材料组卷装订厚度不宜超过30mm，图纸组卷装订厚度不宜超过40mm。
2、文字材料不得用铅笔、红色和纯蓝墨水，圆珠笔等易褪色材料书写。
3、原则上不得用复写纸；双面复写纸不能使用。
4、试（检）验报告必须是原件；合格证等可以用复印件，但要注明原件存放处，复印经手人签名并盖保存单位印1章。同时要字迹清楚、牢固、能长期保存。
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技术资料的编制
一、总说明
1.技术资料必须具有及时、准确、齐全和真实性，客观地反映工程质量情况。
技术资料是工程的真实记录,它主要由施工人员从施工过程中采录,经资料员整理而成;而所谓靠资料员“做”资料是十分错误的。“回忆录”式的整理方法也是不可取的。
2.为防止弄虚作假和违1章现象，所有资料的工程名称和建筑面积、层数，自始至终要一致。
3.技术资料中所引用的一切法规（规范、规定等）和使用的一切原材料，必须是当前颁布执行的和允许使用的。
系统性或整体性强
城建档案具有专业多，产生的领域跨行业多，单位多的特点。然而城市作为一个整体，决定了城建档案也就应是一个整体，必须将分散在各个部门和单位的城建档案，由城建档案馆实行集中1统一管理，便于综合利用。城建档案的重要性非同小可。