参加国际展会时,展览品的运输流程及相关注意事项

随着中国作为一贸易大国出现，越来越需要出国参加展会拓展客户，怎么把展品 以及站台运输到国外并且还能回运回来，环航给你解读，作为专门从事国际展会运输的物流公司，专注展会运输20载，拥有成熟ata单证制作人员以及多大300多家海外清关渠道，给你国外展品运输高效清关派送，欢迎致电。

无论是十多年前还是，对于很多企业来说，参展是开发客户的一种主流传统方式，通过展会来宣传自己的产品，达到吸引客户的眼球。而在整个参展过程中，展品运输作为关键的一个环节，至关重要。如果在展品运输这一环节稍有差错，将会严重影响企业的参展计划，严重的时候会将耗资巨大的出展计划化为泡影，在这里，熙浦国际介绍下展品运输流程及一些注意事项。

展览品运输，是指展品包装结束后，通过运输工具及各种方式将展品移动至目的地的行为(包括展品装卸作业)，其责任范围为自出发地的展品包装箱离地时始，直到达目的地的展品包装箱落地时止。从广义上来讲，展品运输包括展览前后展品的运输、会展活动期间向展商和参展观众分发实物的运输，以及与此相配套的会展设施的运输等；从狭义上来讲，展品运输就是指以展品为主体所产生的运输过程。在展览品运输过程中，我们应该做好以下工作。

**1、做好运输前的准备工作 **

一些大型展览会，组展商（又可称为主办方，商业运作的组展商可称为组展商，顾名思义即是组织展览的企业）通常会指定一个或几个展览品运输公司作为其展览会的运输代理，品牌展览会指定的往往也是服务好、信誉佳的运输商。国际展商通常由一些国际性的运输公司代理运输，组展商申请展会批文在海关备案时，会将运输代理在海关备案，组展商委托了哪家运输公司，海关才受理哪家公司的报关业务，参展商事先要咨询清楚。

2、将货物的详情告知运输商

参展商在确定参展以后，组展方会通知参展商委托了哪家运输公司做展览会的运输代理。参展商也可以主动向主办方了解，该展览会由哪家公司来做运输业务。运输商也会得到一份参展商名录并主动与参展商联络，并会将一份货单传给参展商，上面将收费标准、发货日期、收货人等项目列出，参展商应该尽可能地将货物的情况填写清楚并回传。要将货物的详细情况告诉运输商，比如有关展览品的资料，展览会地址、日期、收件人，以及展览品箱号、唛头、尺码、毛重、净重、以及总的体积和重量等情况。

3、包装箱的标签要做到精细

外包一定要做到细致入微，要在货物的包装箱上将标签填好，企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。有些运输商为了节约成本，将货物转包出去，甚至经过几次转包，后由一家有运输实力的公司集中发运。在展览旺季，展会运输商承运的货物也会分属不同的会场，在一个展览中心举办多个展的情况下，运输商就不知道该将展品送到哪个馆。展品运输时标签的内容就显得格外重要，一旦没有写清楚，就容易造成货物丢失或进错场馆的情况。必要的易碎商品的防震材料填充，易碎标志、不准倒置标志也不应遗漏。

4、选择运输商时的注意事项

一个展览会上有国际展商，也有国内展商。一些国际性的运输公司，国际展商通常由其代理去与其联络。国际展商可以选择运输商，但需要注意的是：参展商可以任意选择一个运输公司来承运普通商品，对于属于海关监管的展览品的，则不是任何运输公司都能承运的。按海关的规定，展品进境展览时是不收税的，因为展览会闭幕后还要出境，为了确保不会产生逃税的问题，运输商要在海关监管下保证这批货不会在国内随便卖掉。目前，并不是每个运输公司都可以做这种监管运输的业务。海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。

5、运输途中紧密联系运输商

发货后及时告诉运输商，告诉对方负责人已经发货，并将运单传真过去，将发了什么样的货、通过哪家公司发的等写明。通知的方式好不要仅用电话，好以文件的形式发传真，一是便于对方留底查货，二是展览会期间很忙，对方联系人不在的情况下，也会由其他负责人根据文件上的内容进行核对。好安排专人和运输商沟通，有些展会，由于没有做好内部沟通，运输公司常常会因找不到人而耽误时间。与每个环节一样，运输必须有专人负责。

6、灵活应对突发情况

一般来说，参展的货物通常是在展会开幕前两天运到，但有时候在运输的过程这常常有意外情况发生。比如参展的城市因要举办一些活动突然实行交通管制，有些运输商对此经验并不了解，但运输商对此经验丰富。参展商一定要与运输商紧密联系，按运输商的要求提供一些证件、文件等。展商到达展位后应及时核查展品，一旦发现展品丢失或者受损，应立即与参展带团负责人联系或者直接联系国外保险公司，保证时间进行拍照等必要核实步骤，从而将损失降至低。

7、展品运输的一些注意事项

（1）展览品运输(物流)在整个操作流程中需要经过多次的国内、国外装卸，还要经受长距离的海运、陆运等，为了保证展览品能够不受损坏，展品的外包装箱应采用坚固、防潮、适合反fuzhuang卸的包装材料，并根据展品具体情况在外包装上粘贴防雨、易碎、向上等标志。

（2）为了保证展品能够顺利清关并且在开展前能准确地派送到展商的展位，包装箱唛头应该包含展会英文名称、展商英文名称、展馆号、展位号、箱数、重量及体积等相关信息。

（3）不同国家海关的要求大致相同，都要求提供以下清关文件：正本提单、形式、装箱单以及保险单、产地证、熏蒸证明等相关涉及文件。

（4）任何国家对于食品的进口都有着严格的规定和检验检疫制度，严格禁止在展品里夹带食品、饮料、烟酒等物品；严格禁止运输目的国限制或者禁止进口的物品，否则一旦被国外海关发现，将导致所有展品被目的国海关扣押，甚至无法清关，从而造成展商无法参展。

（5）展览展品出运前展商应仔细阅读展览品运输指南，严格按照承运商的要求来包装展品、粘贴唛头、准确如实填写出运展品清单、对于需要出口商检证明、出口许可证、检验检疫证明等相关资料的展品应提前办理并及时交与承运商。

（6）运往欧洲国家、美国、加拿大、澳洲及部分亚洲国家（日本、韩国）的展品，对于包装材料包含原木的进口物品要求进行熏蒸。

（7）展览品运输对于时间性和安全性非常严格。所有展品一定要到达目的国后能够顺利清关，如果延迟清关或者无法清关则将导致参展展商巨大损失，所有展品一定要在开展日期之前送达展馆展位，从而确保展商有充足的时间布展。一般来说，通常为开展前10个工作日至20个工作日到达目的港，展商应该尽早准备展品。通常展商应该在正常的海运时间上加半个月至一个月的时间前备好展品，顺利出运。如果空运，应在正常空运时间加上十天时间准备好展品安排出运。

（8）对于单件展品，通常要求重量不得超过2吨，长、宽、高各不得超过2米、1.5米、1.5米。对于超大超重的展品进馆，需要使用到叉车、铲车机械设备及工人等劳力，这些额外的服务需要提前与国外预定并确认相关费用。

（9）（9）对于销售的展品是以一般贸易形式进行出口的操作，目的国进行进口清关；对于回运的展品是进行临时出口的报关操作，目的国进行临时进口清关，需要在展会结束后回运。中国海关和国外海关对此都有着严格的规定，否则将导致回运展品在中国无法顺利清关或者被海关征收进口关税。通常要求提前联系承运商，准备申请ATA单证册（ATA由法文 Admission Temporaire 与英文 TemporaryAdmission的首字母组成，表示暂准进口，ATA单证册制度为暂准进口货物建立了世界统一的通关手续，使暂准进口货物可以凭ATA单证册，在各国海关享受免税进口和免予填写国内报关文件等通关便利，ATA单证册又被国际经贸界称之为货物护照和货物免税通关证）。

（10）展商应该完整、如实地申报展品的CIF价值，这样才能保证目的国顺利清关。有些国家对于展品的价值有着非常严格的要求，如果展商故意低报货值，将被目的国海关重新估值并按照终估值收取相应的关税，并可能导致延迟清关、被处以罚款。

展会物流运输全攻略：从筹划到执行
运输筹划：统一安排，确保万无一失

展会的物流运输可不是随便找个车拉就行的，它需要精心筹划。运输筹划涵盖了运输方式、路线、日程、费用以及选择合适的运输公司。
运输过程：从起点到终点

参展商先把展品运到一个集中的地点，由组织者整理后，通过陆运方式送到港口、机场或车站。接着，展品会通过海运、空运或陆运（火车、卡车等）到达目的地港口、机场或车站，后再用陆运方式将展品运到展台。展览结束后，展品要么运回，要么运往下一个展会。
运输筹划的关键内容
调研：知己知彼，百战不殆

在筹划之前，要了解各种情况。调研范围很广，包括运输公司、报关代理、交通航运条件、可能的运输路线和方式、发起点和目的地、车船运输设备、港口设备和效率、安全状况、运输周期和轮班时间及费用标准等。
路线与方式：选择适合的

运输路线和方式是密切相关的。简单的路线是门到门运输，即卡车直接开到参展商所在地装货，直接开到展会现场卸货。国际运输通常分为三段：从参展商所在地陆运到港口；从港口海运到展览会所在国港口；从港口陆运到展览会所在地。
日程安排：分秒必争

展品运输时间要尽早安排，确保展品和其他展览用品能按时到达。具体包括展品开始征集、制作、准备或集中日期（也称交付日期）、运输安排、文件完成日期、手续日期、装运日期、陆路运输装运日期（一般与展品同）、装货日期、发货日期、海运日期、中转日期、目的港到达日期、到达展会指定地点的时间、回发日期等。
小贴士：协调任务和时间

在确定展品运输时间时，不仅要考虑运输所需的时间，还要考虑准备展品、道具、材料等展览用品所需的时间，以及办理相关文件和手续所需的时间。需要协调这些任务和时间，具体来说，要考虑运输公司的能力和声誉、装卸速度，以及运输过程中可能出现的延误，包括故障、港口工人罢工和严重的港口压力。

通过这些步骤，你可以确保展会的物流运输顺利进行，让你的展品安全到达目的地。

展会运输操作流程：连续参展的展品运输操作流程

展会运输操作流程：连续参展的展品运输操作流程

在国际展览品运输的实际操作中，我们经常会碰到一些中国参展商，这些展商每年都要参加数个甚至十几个本行业的国际展会，以提升企业的海外出口形象、积极拓展国际市场。展商通常都会在年底本年度国际展会的参展经验，并及时制定下一年度的全球参展计划，以便参展商企业内部进行参展成本核算、参展项目申报及提前备展。作为国际会展一个重要环节的展览品运输项目，如何将这些中国参展商的展品运输与他们的全年参展计划进行有机的结合，在保证展览品顺利送达展位的前提下能够根据展商的要求进行同一展品的连续参加不同国家展会的多式联运，是需要的国际展览品运输服务商积极思考并努力探索的项目。以下笔者将结合实际操作经验，对连续参加多个国际展会的展览品运输项目的分析、制定、实施进行详细阐述。

连展时间精细算

对于任何国际展览品运输来讲，时间的安排始终是重要的。在连续参加多个不同国际展会的展览品运输操作中，时间的要素更需要全面考量。这里的时间就不仅仅是指参加一个国外展会的出运时间，而是指多个展会的不同开展时间、毕展时间及其时间间隔。比如同为在欧洲(德国、法国、意大利等)举办的两个或多个不同展会，两个展会时间间隔为20天左右即可，这是因为欧洲不同国家之间的展品运输通常是陆运，如果同属欧盟成员国，也不需要报关、清关。这是方便操作的一种联运。对于连续参加一个欧洲展会和一个亚洲展会(或者美洲展会)的展览运输操作，即两个连续展会是在不同的洲举办,那么在一个展会结束后，需依次安排展品回运仓库、临时出口的海关申报、海运/空运订舱、出运至下一个参展国家，再进行下一个展会国临时(或者)进口清关工作，短期仓储，开展前送达展位。后者就要求两个展会的时间间隔要有2个半月左右，因为欧洲至亚洲国家海运时间通常为一个月左右，还需预留一个月左右的时间办理订舱、报关、清关等手续。如果时间不足2个月，就需要考虑预留展览品清关时间是否充足，毕竟与运输成本相比，保证展品能按时地转运至另一参展国并顺利地清关是展商及运输商的考虑。如果展品参展不止两个展会，还需要考虑下一个(或多个)展会的时间，统筹协调，综合价格、时间、安全性等各方面的因素，制订终的展品运输计划。

展品是展览活动的重要载体，其质量和形象直接关系到展览活动的成功与否。展品的原材料、制作、展示、运输和拆卸等环节都需要专业的人员和设备进行高效的管理和操作。本文沃世将针对展品运输环节，介绍展品运输的流程及注意事项。

　　1、物品清点

　　在展品运输之前，需对所有展品进行详细的清点，核对展品所属品类和数量是否正确，将各个展品进行编号和标注，以便后期进行搬运和安装。

　　2、包装运输

　　展品的包装运输非常重要，通常应选用防震、防水、防尘以及防压的能力强的包装材料。展品运输时应保持平稳，防止碰撞或者过度的震动导致物品损坏。

　　3、保险保障

　　展品在运输过程中，可能会发生交通事故或意外情况，造成展品损坏或丢失，需要购买相关的运输保险，确保展品得到Zui大的保障。

　　4、入库验收

　　在展品运抵目的地之后，需要对展品进行入库验收，该环节主要检查展品的数量、品种、包装是否完好等，以确保展品的完好无损。

　　5、展品安装

　　展品安装是展览活动中非常重要的环节之一，要确保展品的展示效果Zui终能够达到预期的目标。安装的过程中应注意安全，避免在安装时对展品造成损坏。

　　为了确保展品在运输过程中的安全，我们针对展品特点制定不同的包装方案，选择适合展品的防震、防护等材料，并根据客户要求进行个性化设计，确保展品包装完整性和安全性。

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